Prohlášení o ochraně osobních údajů

Jsme odhodláni chránit vaše soukromí a s Vašimi osobními údaji budeme nakládat v souladu s tímto Prohlášením o ochraně osobních údajů a v souladu s našimi povinnostmi vyplývajícími z Obecného nařízení o ochraně osobních údajů EU a/nebo z lokální legislativy vztahující se k ochraně osobních údajů.

Toto Prohlášení o ochraně osobních údajů zahrnuje společnosti B+N Czech Republic Facility Services s.r.o. a B+N Czech Republic Správa budov s.r.o. (dále jen souhrnně jako B+N).

Jsme odhodláni chránit Vaše soukromí a s Vašimi osobními údaji budeme nakládat v souladu s tímto Prohlášením o ochraně osobních údajů a v souladu s našimi povinnostmi dle:

  • Obecného nařízení o ochraně osobních údajů EU, dle aktuálního znění,
  • platných místních předpisů na ochranu údajů.

1. Co jsou osobní údaje a zvláštní kategorie osobních údajů?

Osobní údaj je informace vztahující se k určené nebo určitelné fyzické osobě („subjekt údajů“), jako jsou Vaše jméno, adresa, telefonní číslo a emailová adresa.

Zvláštní kategorii osobních údajů tvoří část informací, citlivé osobní údaje, které se vztahují k rase, původu, náboženství, sexuální orientaci, zdravotnímu stavu či členství v odborové organizaci.

2. Které osobní údaje shromažďujeme a uchováváme?

2.1    Obecně

Shromažďujeme osobní informace za účelem poskytování služeb, vyřizování žádostí, vyplňování dotazníků a pro účely marketingových materiálů nebo při nákupu služeb od Vás. 

Osobními údaji, které od Vás můžeme požadovat, jsou především kontaktní informace (jako je Vaše jméno, adresa, telefonní číslo a emailová adresa). Pokud poptáváme citlivé osobní údaje, zároveň Vás žádáme o Váš výslovný souhlas s jejich poskytnutím a sdělujeme informace o účelu zpracování takových údajů.


Můžeme Vás rovněž čas od času požádat o poskytnutí informací vztahujících se například k Vaší stížnosti na naše služby, nebo když se na Vás obracíme s žádostí o vyplnění průzkumu, dotazníku nebo poskytnutí zpětné vazby, které používáme pro sledování kvality našich služeb nebo pro výzkumné účely.

2.2    Požadavky plynoucí z legislativy nebo regulačních opatření

Můžeme rovněž shromažďovat, zpracovávat a přesouvat osobní údaje z důvodu vyhovění požadavkům příslušné legislativy nebo regulačním opatřením.

3. Co se stane, pokud nám tyto informace neposkytnete?

Máte právo informace neposkytnout nebo nám neprokázat Vaši totožnost. Ovšem pokud se rozhodnete neposkytnout nám Vaše osobní údaje, které požadujeme, nebo si nepřejete prokázat vaši totožnost, může se stát, že Vám nebudeme moci poskytnout informace nebo služby, které požadujete od nás.

4. Jakým způsobem shromažďujeme vaše osobní informace?

Obecně shromažďujeme osobní informace přímo od Vás (pokud nedáte svůj souhlas, že můžeme získat informace od třetích stran). Shromažďujeme osobní údaje, které nám poskytnete elektronicky, včetně těch sdělených prostřednictvím našich webových stránek, během telefonických rozhovorů s našimi zástupci, v průběhu dodávky nebo administrace služeb, které Vám dodáváme, a prostřednictvím formulářů či jiné korespondence, kterou písemně nebo elektronicky vedeme. 

Pokud Vaše osobní údaje shromažďujeme od třetích stran, vždy Vás o této skutečnosti vyrozumíme a je-li to třeba, vyžádáme si Váš výslovný souhlas s takovým způsobem zpracování Vašich osobních údajů.

V případě, že získáme Vaše osobní údaje, o něž jsme nežádali, a které nejsou relevantní k poskytování našich služeb pro Vás nebo naopak, pak takové informace zlikvidujeme, pakliže zákon nenařizuje tyto údaje uchovat. 

Cookies 
Při návštěvě našich webových stránek jsou na Vaše zařízení zasílány cookies, což je drobná informace ukládaná na pevný disk Vašeho zařízení, která nám oznamuje, že se Vaše zařízení připojilo na náš web. Cookies Vás však neumí přímo identifikovat. Pokud nechcete cookies používat, můžete si nastavit Váš prohlížeč tak, aby cookie blokoval. Zpracováváme Vaše osobní údaje ve vztahu k používání našich webových stránek a používáme cookies výhradně za účelem a na základě našeho oprávněného zájmu, abychom shromažďovali data z našich webových stránek, jež nám pomohou pochopit, které z našich stránek jsou nejoblíbenější, a kdy dochází k nejvyšší návštěvnosti, stejně jako informace o IP adresách, odkazujících webech, protokolech činnosti aplikací nebo chybových hlášeních, díky kterým můžeme vylepšovat obsah stránek a zjednodušit navigaci. 

Návštěvou našeho webu vyjadřujete svůj souhlas s tím, aby B+N umístila tento typ cookies na Vaše zařízení.

Žádné cookies pod kontrolou B+N nebudou na Vaše zařízení umístěny bez Vašeho souhlasu. Ve Vašem prohlížeči si můžete zvolit takové nastavení, které umožní stažení cookies jen po vyzvání k souhlasu. Pokud si přejete umožnit stažení jen cookies od B+N, ale již nikoli cookies od našich partnerů nebo dodavatelů, můžete ve Vašem prohlížeči aktivovat „blokování cookies třetích stran“.

Odkazy

Na našem webu se mohou nacházet odkazy na webové stránky třetích stran, přičemž podotýkáme, že podmínky tohoto Globálního prohlášení o ochraně osobních údajů se na externí stránky nevztahují. Pokud Vás zajímá, jak některá třetí strana nakládá s Vašimi osobními údaji, bude nutné si vyžádat její vlastní Prohlášení o ochraně osobních údajů.

5. K čemu využíváme vaše osobní údaje?

Vaše osobní údaje shromažďujeme, abychom mohli: vyhovět legislativě včetně veškerých činností, které jsme ze zákona povinni nebo oprávněni provádět; řídit naše vztahy s Vámi; řešit případné právní a/nebo obchodní stížnosti či problémy; zajistit běh našeho podnikání, včetně vykonávání všech rolí a činností vztahujících se k podnikání B+N a zlepšování našich služeb. Navíc, pokud jste k tomu dali svůj výslovný souhlas, můžeme Vám poskytnout informace o našich produktech a službách včetně těch poskytovaných třetími stranami, jež by vás mohly zajímat. 

Obecně nehodláme použít či sdílet Vaše osobní údaje pro jiné účely než ty, které jsou definované v tomto Prohlášení o ochraně osobních údajů, anebo pro účely, které vám byly ozřejměny.

6. Sdílíme osobní údaje s třetími stranami?

Z kteréhokoli důvodu uvedeného výše můžeme sdílet nebo zpřístupnit Vaše osobní údaje třetím stranám, a to zejména: našim příbuzným právnickým osobám, zástupcům, externím poradcům, externím dodavatelům nebo smluvním partnerům (jako jsou doručovatelé pošty, obchodní zástupci nebo dodavatelé podpůrných služeb); orgánům státní správy včetně orgánů pro vymáhání práva, regulačních orgánů či orgánů pro řešení sporů (nebo jiných orgánů, jež mají na sdělení osobních údajů zákonné právo na základě soudního příkazu); a všem ostatním osobám nebo subjektům, u nichž jste ke sdílení osobních údajů dali svůj souhlas. 

Citlivé osobní údaje týkající se Vaší osoby nebudeme sdílet s žádnou jinou osobou ani subjektem kromě: našich příbuzných subjektů, našich zaměstnanců a zaměstnanců našich příbuzných subjektů, orgánů státní správy nebo regulačních orgánů (včetně orgánů pro vymáhání práva a soudů), kde k tomu existuje zákonný požadavek nebo povolení; a kterékoli jiné osobě, pokud to dovoluje zákon. 

Pokud Vaše osobní údaje poskytneme třetí straně, která zpracovává osobní údaje naším jménem, učiníme všechny kroky nezbytné pro zavázání této třetí strany mlčenlivostí a povinností tyto údaje chránit. Případné sdílení osobních údajů je vždy realizováno v souladu se zákonem, přenos dat je smluvně ošetřen a pod dohledem zpracovatele údajů, aby bylo zajištěno, že osobní údaje nejsou zpracovávány k jiným účelům než k těm jasně stanoveným a že jsou přijata veškerá bezpečnostní opatření.

7. Poskytujeme vaše osobní údaje osobám mimo EU/EEA?

Neposkytneme Vaše osobní údaje organizacím sídlícím mimo území státu, ve kterém jsme tyto údaje získali, bez Vašeho písemného souhlasu, vyjma případů uvedených níže nebo kde je ke sdílení těchto údajů jasné oprávnění či je vyžadováno zákonem nebo soudním příkazem. 

Vaše osobní údaje můžeme sdílet v rámci příbuzných právních subjektů B+N i s provozy nebo smluvními partnery vně EU/EEA. Všechny takové přenosy dat však nemají vliv na závazek chránit Vaše osobní údaje v souladu s tímto Prohlášením.

Jsou-li Vaše osobní údaje sdíleny mimo EU/EEA, B+N zajistí příslušnou úroveň zabezpečení jejich přenosem do zemí, které Evropská komise schválila jako země poskytující adekvátní úroveň ochrany, nebo uzavřením vhodně sepsané smlouvy mezi B+N a subjektem – příjemcem údajů ze země mimo EU/EEA.

8. Využití vašich osobních údajů k přímému marketingu a reklamě

B+N může použít Vaše osobní údaje, aby vám mohla poskytnout informace o svých produktech a službách nebo těch nabízených třetími stranami, u nichž věříme, že by Vás mohly zajímat. S Vaším výslovným souhlasem můžeme Vaše osobní data poskytnout takovým třetím stranám pro marketinkové účely. 

Na základě charakteru našich obchodních vztahů můžeme projevit zájem zmínit Vás jako reference při propagaci našich aktivit. V takových případech Vás požádáme o předchozí výslovný souhlas a zveřejníme pouze ty osobní údaje, na které se Váš souhlas bude vztahovat. 

Kdykoli nás můžete požádat, abychom Vás v souvislosti s našimi produkty a službami nekontaktovali a abychom Vaše osobní údaje za tímto účelem nesdíleli. Můžete tak učinit tím, že se na nás obrátíte, anebo můžete případně zvolit nabídku „zrušit odběr novinek“ v našich propagačních emailech.

9. Uchovávání a zabezpečení vašich osobních údajů

Vaše osobní údaje uchováváme v papírových nebo elektronických složkách. Zavedli jsme jejich ochranu dle požadavků zákona, aby námi uchovávané osobní údaje byly chráněny před zneužitím, změnami či ztrátou a neoprávněným přístupem, úpravami či zveřejněním. B+N využívá prostředky technické ochrany, jako je šifrování. Ty zahrnují celou řadu systémů a prostředků zabezpečené komunikace, stejně jako bezpečné uložení fyzických dokumentů. Přístup k Vašim osobním údajům je navíc omezen jen na osoby tímto přístupem řádně pověřené. 

Vaše osobní údaje uchováváme pouze tak dlouho, jak je vyžadováno pro účel, pro který zpracováváme Vaše osobní údaje. Pokud jste zákazníkem, obchodním partnerem nebo dodavatelem, obecně uchováváme Vaše osobní údaje po dobu 36 měsíců od naší poslední vzájemné interakce.

Přijímáme opatření ve smyslu likvidace nebo trvalé anonymizace všech osobních údajů poté, kdy je již dále nelze používat v souladu s tímto Prohlášením.

10. Jak získat přístup k vašim osobním údajům či jak je opravit

Přijímáme opatření, abychom zajistili, že informace o Vás, které uchováváme, byly přesné, aktuální, úplné a relevantní v momentě, kdy je používáme nebo sdílíme. Neváhejte nás kontaktovat, kdykoli se domníváte, že tyto údaje jsou nepřesné. 

Máte-li dotazy k tomuto Prohlášení o ochraně osobních údajů, anebo si přejete mít k Vašim údajům přístup či je opravit, můžete se obrátit na našeho Zaměstnance odpovědného za ochranu osobních údajů:

  • písemně na Osoba odpovědná za ochranu osobních údajů, B+N Czech Republic Facility Services s.r.o., Antala Staška 510/38, 140 00 Praha 4 nebo
  • zasláním emailu na  dpo@bplusn.cz

Žádost o udělení přístupu musí obsahovat úplný popis požadovaných osobních údajů, jakož i přiměřené osobní informace, aby vás mohlo B+N identifikovat a zpracovat Vaši žádost. 

Vaše žádost o přístup k Vašim osobním údajům bude zdokumentována, stejně jako podrobnosti této žádosti a totožnost zaměstnance B+N, který přístup poskytl. Máte právo na přístup k Vašim osobním údajům a opravit je, pokud jsou chybné, zastaralé nebo neúplné. Máte rovněž právo odvolat svůj souhlas se zpracováváním Vašich osobních údajů.

Pokud jste přesvědčeni, že údaje, které o Vás zpracováváme, jsou nesprávné, zastaralé, neúplné, irelevantní nebo zavádějící, máte právo požadovat jejich opravu. Údaje opravíme a vyrozumíme všechny další příjemce těchto údajů, pakliže jsme povinni tak učinit podle platných předpisů o ochraně osobních údajů.

Můžete také vznést námitky proti zpracování Vašich osobních údajů nebo požadavek, abychom omezili zpracování těchto informací. Dále můžete v některých případech požádat o získání kopie Vašich osobních údajů v strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.

Mohou nastat okolnosti, kdy budeme nuceni odmítnout požadavek na opravu údajů. V takových případech můžete požadovat, aby bylo u daného údaje zaznamenáno prohlášení, že zde byla vyžádána oprava. 

Za přístup k Vašim osobním údajům nebo jejich opravu Vám nebude účtován žádný poplatek. Mohou vám být účtovány přiměřené náklady vynaložené na zpracování a reakci na Vaši žádost o přístup k údajům, včetně pořízení fotokopií, dodání písemných zpráv, administrativních nákladů a poštovného.

11. Jak zareagujeme na vaši žádost

Přijetí Vaší žádosti potvrdíme do 5 pracovních dnů od jejího doručení. Uděláme, co bude v našich silách, abychom Vaši žádost zpracovali a zareagovali na ni do 20 pracovních dnů. Pokud Vám s Vaší žádostí nebudeme schopni pomoci, obdržíte od nás písemné vysvětlení a podrobný popis dalších kroků pro případ, že byste s naší odpovědí nebyli spokojeni.

12. Přejete si nás kontaktovat anonymně?

Můžete nás samozřejmě kontaktovat anonymně. Pokud však zvolíte možnost neprokázat svou totožnost, může být naše schopnost poskytnout Vám naše služby omezena.

13. Můžete si stěžovat na porušení ochrany soukromí?

Máte-li stížnost ve vztahu k porušení ochrany soukromí, obraťte se, prosím na naši Osobu odpovědnou za ochranu osobních údajů:

  • písemně na Osoba odpovědná za ochranu osobních údajů, B+N Czech Republic Facility Services s.r.o., Antala Staška 510/38, 140 00 Praha 4 nebo
  • zasláním emailu na  dpo@bplusn.cz

Uděláme, co budeme moci, abychom Vaši stížnost vyřešili co nejrychleji. Pokud s výsledkem nebudete spokojeni, můžete se s Vaší stížností obrátit na český Úřad pro ochranu osobních údajů:

  • pevná linka: +420 234 665 111
  • adresa: Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7

14. Potřebujete další informace?

Další informace o ochraně soukromí obecně naleznete na stránkách českého Úřadu pro ochranu osobních údajů https://www.uoou.cz 

15. Aktualizace našeho Prohlášení o ochraně osobních údajů

Vyhrazujeme si právo na občasnou revizi či úpravu našeho Prohlášení o ochraně osobních údajů a způsobu, jakým osobní údaje zpracováváme. Vždy umístíme aktuální znění Prohlášení na našem webu www.bplusn.cz. Všechny zrevidované podmínky vstupují v platnost k datu zveřejnění na webu.